Manajemen Inventaris Excel vs Software Manajemen Inventaris: Mana yang Lebih Baik?

Selama berabad-abad, bisnis dan perusahaan di seluruh dunia telah menggunakan Excel sebagai alat manajemen inventaris. Namun karena banyak perangkat lunak manajemen inventaris khusus diperkenalkan, kelayakan Excel untuk tugas ini dipertanyakan.

Meskipun Excel adalah program yang sangat berguna, apakah cukup untuk manajemen inventaris? Untuk menjawab pertanyaan ini, mari bandingkan manajemen inventaris Excel dengan perangkat lunak manajemen inventaris.

Mengapa Banyak Bisnis Menggunakan Excel untuk Manajemen Inventaris

Excel pada dasarnya adalah program spreadsheet yang menggunakan kisi sel untuk membantu mengkonsolidasikan, mengatur, dan menghitung data dengan cepat. Namun, ini melampaui aritmatika dasar—Excel memiliki template dan fitur untuk manajemen proyek, akuntansi, peramalan, dan tugas profesional lainnya. Itulah mengapa ini juga merupakan aplikasi manajemen inventaris masuk ke banyak bisnis.

Baca Juga:

Sikap dan Perilaku Wirausaha yang Harus Diketahui

Excel memiliki hambatan masuk yang rendah karena ekonomis. Anda hanya perlu membeli lisensi untuk Microsoft Office, dan Anda siap melakukannya. Itulah mengapa Anda akan menemukan semua orang mulai dari startup hingga perusahaan menggunakannya.

Selain itu, Excel sangat serbaguna. Anda dapat menyesuaikannya sesuai dengan kebutuhan unik Anda dan menambahkan makro, rumus, dan templat. Dengan Excel, Anda tidak hanya terbatas pada angka yang membosankan. Anda dapat membuat grafik dan bagan yang canggih di Excel untuk menyajikan dan menganalisis data secara visual dalam sekejap.

6 Kekurangan Inventory Management di Excel

Tidak diragukan lagi bahwa Excel menawarkan fitur mengesankan yang digunakan oleh pemula dan bisnis kecil untuk mengelola inventaris mereka. Namun, seiring berkembangnya bisnis, masalah muncul karena keterbatasan Excel sebagai alat manajemen inventaris. Berikut adalah beberapa batasannya.

1. Proses yang Memakan Waktu & Kurangnya Otomatisasi

Bisnis yang lebih besar berurusan dengan inventaris yang lebih luas, yang harus didokumentasikan secara manual di Excel. Dari memasukkan dan memperbarui data hingga mengatur dan meninjau, manajemen inventaris Excel menghabiskan banyak tenaga dan waktu manual bagi perusahaan.

Di dunia yang ideal, Anda ingin Excel meminta Anda setelah stok Anda turun ke tingkat tertentu sehingga Anda dapat memesan ulang. Sayangnya, bukan itu masalahnya karena kurangnya otomatisasi di Excel.

2. Peningkatan Kemungkinan Kesalahan Manusia

Masalah lain dengan input data manual adalah kemungkinan kesalahan manusia. Sementara kesalahan seperti itu seringkali dapat dihindari dalam skala yang lebih kecil, kesalahan manusia hampir tidak dapat dihindari ketika berhadapan dengan masuknya data secara besar-besaran dari berbagai sumber.

Misalnya, rumus yang salah dapat memengaruhi banyak sel, jika bukan seluruh spreadsheet, yang menyebabkan kesalahan laporan. Tampaknya tidak berbahaya, kesalahan seperti itu seringkali dapat menghasilkan hasil yang salah yang merugikan perusahaan jutaan dolar.

Menemukan dan memperbaiki kesalahan ini adalah permainan bola yang benar-benar baru. Bagaimana Anda menemukan koma atau titik desimal yang hilang dalam ribuan sel data? Bahkan jika Anda menemukan masalahnya, sering kali harus diperbaiki di beberapa sel, yang bisa memakan waktu beberapa jam.

3. Kurangnya Pembaruan Waktu Nyata

Manajemen inventaris yang efektif menuntut data real-time untuk pengambilan keputusan yang cepat dan akurat. Namun, itu tidak mungkin dengan Excel karena Anda harus memperbarui spreadsheet secara manual setelah setiap pengiriman atau produk terjual. Bahkan dengan staf paling berkomitmen yang tertarik pada stok dan persediaan yang tersedia, data Excel Anda sering tertinggal satu langkah.

Karena kurangnya pembaruan waktu nyata, bisnis seringkali harus membuat keputusan berdasarkan data yang sudah usang. Hal ini dapat menyebabkan beberapa masalah, seperti overstocking atau understocking.

4. Kolaborasi Terbatas

Kolaborasi yang efektif sangat penting untuk manajemen inventaris karena berhubungan dengan data dari berbagai sumber. Ada beberapa fitur kolaborasi di Excel selain berbagi buku kerja, memberi komentar, dan add-in pihak ketiga. Namun, memperbarui data inventaris secara bersamaan merupakan masalah di Excel.

5. Kurangnya Keamanan & Riwayat Data

Dalam bisnis apa pun, banyak pemangku kepentingan memerlukan akses ke bagian tertentu dari data inventaris. Ini menjadi masalah saat bekerja dengan Excel karena tidak menawarkan akses berbasis peran. Seseorang dengan akses ke spreadsheet inventaris dapat mengaksesnya seluruhnya atau tidak sama sekali, sehingga sulit untuk melindungi informasi perusahaan yang sensitif.

Meskipun Anda bisa melacak perubahan di Excel, itu tidak cukup untuk perusahaan dengan kumpulan data inventaris yang lebih besar dan kompleks. Sulit untuk mengikuti siapa yang membuat perubahan pada data inventaris, perubahan apa yang dilakukan, dan kapan dilakukan.

Jejak audit yang terbatas seperti itu memudahkan siapa pun untuk mengubah data inventaris untuk menyembunyikan aktivitas penipuan, mempertaruhkan integritas data inventaris.

Mengapa Beralih ke Perangkat Lunak Manajemen Inventaris?

Jika Anda menghadapi masalah saat mengelola inventaris dengan Excel, saatnya beralih ke perangkat lunak manajemen inventaris. Tidak seperti Excel, perangkat lunak ini dirancang khusus untuk manajemen inventaris dan menggabungkan semua aspek manajemen inventaris dengan mulus, seperti saluran penjualan, penyetokan ulang, dan pergudangan.

Selain menawarkan solusi satu atap, perangkat lunak manajemen inventaris seperti Cin7 Dan Inventaris Zoho mengotomatiskan proses dengan notifikasi dan peringatan. Mereka menyediakan fitur pelaporan khusus yang membantu memperkirakan tren penjualan dan membuat keputusan yang didukung oleh data inventaris waktu nyata.

5 Keunggulan Perangkat Lunak Manajemen Inventaris Dibanding Excel

Perangkat lunak manajemen inventaris terbaru menawarkan keuntungan luar biasa dibandingkan Excel. Ini membuat masalah otomatisasi dan skalabilitas yang dihadapi pengguna Excel menjadi berlebihan dengan perangkat lunak manajemen inventaris.

Mari kita lihat kelebihan aplikasi manajemen inventaris untuk mengetahui bagaimana kinerjanya mengungguli Excel.

1. Otomasi Menghemat Waktu & Sumber Daya Perusahaan

Perangkat lunak manajemen inventaris mengotomatiskan manajemen inventaris menggunakan teknologi RFID atau pemindai kode batang. Itu juga mengotomatiskan pemesanan ulang. Setelah tingkat inventaris Anda mencapai ambang tertentu, pesanan pembelian dibuat secara otomatis, mencegah overstocking atau understocking.

Mengotomatiskan proses membuat segala sesuatunya dapat dikelola, menghemat waktu dan sumber daya perusahaan. Ini adalah langkah maju dari Excel, membuatnya lebih mudah untuk menskalakan bisnis Anda dengan mengalokasikan waktu dan sumber daya yang dihemat secara strategis untuk usaha yang menghasilkan laba.

2. Data Lebih Andal

Dengan mengotomatiskan sebagian besar aspek manajemen inventaris, perangkat lunak manajemen inventaris meminimalkan kemungkinan kesalahan manusia. Tidak hanya membuat data yang diperoleh lebih andal, tetapi juga menghemat waktu dan sumber daya yang dihabiskan untuk mengaudit dan memperbaiki kesalahan.

Data yang andal diterjemahkan menjadi prakiraan akurat yang penting untuk pertumbuhan bisnis apa pun. Analisis data yang akurat dapat membantu perusahaan membuat keputusan yang terinformasi dengan baik mengenai penataan ulang dan alokasi sumber daya, meningkatkan profitabilitas, dan memungkinkan skalabilitas.

3. Integrasi Sistem Menjadi Mudah

Perangkat lunak manajemen inventaris dapat diintegrasikan dengan departemen bisnis Anda yang lain, seperti pembelian, penjualan, akun, dll. Integrasi tanpa batas tersebut menyelamatkan perusahaan dari pengumpulan data secara manual dari berbagai departemen dan menggabungkannya ke dalam buku kerja Excel.

Penskalaan sering melibatkan melakukan bisnis secara bersamaan di beberapa pasar penjualan. Dengan Excel, Anda harus membuat dan mengelola banyak buku kerja inventaris untuk berbagai saluran penjualan dan berusaha untuk membuatnya tetap andal dan terkini.

Perangkat lunak manajemen inventaris membuat proses lebih mudah dengan mengintegrasikan semua saluran. Anda tidak perlu bersusah payah mengelola data skala besar seperti itu dengan perangkat lunak manajemen inventaris, karena secara otomatis akan mengumpulkan data dan menyediakan pelacakan inventaris waktu nyata.

4. Peramalan & Perencanaan Lebih Mudah

Manajemen inventaris Excel tertinggal dari apa yang terjadi karena sifat input manualnya. Kesenjangan antara inventaris spreadsheet Anda dan inventaris gudang ini menjadi rintangan yang signifikan dalam peramalan, perencanaan, dan pengambilan keputusan yang efektif. Pada akhirnya, bisnis berjuang untuk memenuhi permintaan pasar yang terus meningkat dan gagal bersaing dengan perusahaan yang menggunakan solusi otomatis.

Menggunakan perangkat lunak manajemen inventaris menghilangkan celah ini dengan data inventaris waktu nyata. Kapan saja, Anda mengetahui tingkat inventaris Anda di beberapa lokasi, pesanan pembelian, dan lainnya. Peramalan dan perencanaan menjadi lebih mudah dan lebih akurat dengan bantuan data real-time yang dapat diakses.

5. Peningkatan Keamanan Data Dengan Akses Berbasis Peran

Tidak seperti Excel, perangkat lunak manajemen inventaris menyediakan akses berbasis peran. Administrator dapat menetapkan peran dengan berbagai izin dan tingkat aksesibilitas.

Manajer gudang, misalnya, dapat memiliki akses lengkap ke perangkat lunak dengan izin untuk mengakses data yang tersedia, membuat laporan, melakukan pemesanan, dan lainnya. Pada saat yang sama, petugas entri data hanya dapat mengakses layar entri data.

Akses berbasis peran membantu membuat dan memelihara hierarki perusahaan dan meningkatkan keamanan informasi sensitif perusahaan. Selain itu, ini membantu melacak perubahan apa yang dilakukan pada sistem, siapa yang membuatnya, dan kapan. Ini meningkatkan akuntabilitas dan meminimalkan kemungkinan pelanggaran privasi dan penipuan.

Aplikasi Manajemen Inventaris Membantu Menskalakan Bisnis Anda

Excel biasanya cukup untuk bisnis kecil, terutama jika tidak memiliki uang untuk dibelanjakan pada aplikasi dan layanan khusus. Namun, ini merupakan hambatan untuk skalabilitas ketika bisnis Anda berkembang. Jadi, akan tiba saatnya masalah yang nyata muncul. Ketika saatnya tiba, perangkat lunak manajemen inventaris khusus adalah bagian dari solusinya.

Dengan perangkat lunak manajemen inventaris, bisnis dapat mengelola inventaris mereka dengan lebih baik dengan mengotomatiskan proses, menghilangkan kesalahan manusia, dan meningkatkan kolaborasi. Otomasi, bagaimanapun, tidak boleh terbatas pada manajemen persediaan. Perusahaan harus selalu berusaha untuk meningkatkan efisiensi dan profitabilitas dengan mengotomatisasi berbagai aspek bisnis.