Cara Membuat CRM Sederhana di Google Sheets

Di mana Anda menyimpan catatan pelanggan Anda? Apakah mereka duduk di meja Anda di notepad atau dokumen di hard drive Anda? Melakukan hal ini dapat menciptakan beberapa tantangan:

1. Menemukan mereka lagi.
2. Mengirimnya ke rekan kerja Anda—yang juga perlu menemukannya lagi.

Selain itu, catatan tersembunyi menjadi sangat mendesak saat klien sudah menelepon. Tapi tidak perlu seperti ini. Jika Anda kesulitan menemukan CRM yang sempurna atau belum cukup siap untuk berinvestasi pada CRM yang Anda inginkan, mengapa tidak membangun CRM yang fungsional di Google Sheets? Begini caranya.

1. Menambahkan Judul dan Membekukan Baris Teratas CRM Anda di Google Sheets

Mulailah dengan menambahkan nama bidang yang ingin Anda sertakan di bagian atas spreadsheet. Nama, nomor telepon, email, tanggal dihubungi, status, dan catatan adalah beberapa kolom dasar yang mungkin ingin Anda gunakan.

Baca Juga:

Sikap dan Perilaku Wirausaha yang Harus Diketahui

Anda juga ingin mempertimbangkan beberapa kolom unik untuk bisnis atau siklus penjualan Anda. Informasi apa yang akan membantu ketika saatnya untuk memulai percakapan lagi?

Ini bisa apa saja—anggaran klien potensial Anda, produk atau layanan yang mereka inginkan, dengan siapa mereka berbicara sebelumnya, di mana mereka bekerja, dll. Jika Anda memiliki sistem saat ini, ini adalah tempat lain untuk mencari referensi.

Setelah Anda memutuskan judul dan mengetiknya, Anda dapat membekukan baris atas Google Sheet. Untuk melakukannya:

1. Sorot seluruh baris.
2. Pergi ke Melihat di sudut kiri atas.
3. Pilih Membekukan.
4. Memilih 1 baris.

Sekarang, saat Anda menggulir, judul akan tetap berada di atas.

2. Menambahkan Menu Drop Down dan Kode Warna Bersyarat ke CRM Anda di Google Sheets

Untuk jawaban berulang, Anda dapat menambahkan dropdown di bawah judul apa pun. Ini membantu menjaga konsistensi data dan informasi yang Anda masukkan, terutama saat bekerja dengan orang lain di spreadsheet yang sama. Dengan begitu, Anda dapat memilih dari daftar opsi yang telah ditentukan sebelumnya. Beberapa contoh di mana menu dropdown berguna adalah nama produk, layanan, atau daftar tenaga penjualan Anda.

Membuat dropdown juga merupakan cara terbaik untuk menambahkan kolom status kerja ke spreadsheet Anda. Status akan memberi Anda ikhtisar singkat tentang posisi prospek dalam siklus penjualan. Untuk melakukan ini:

1. Sorot Status kolom.
2. Pergi ke Menyisipkan di menu atas atau klik kanan mouse atau trackpad Anda.
3. Klik Tarik-turun, dan sidebar akan terbuka.
4. Ketik opsi status yang ingin Anda sertakan ke dalam bidang teks, dengan mengklik Tambahkan item lain tombol untuk membuat titik tambahan.
5. Jika mau, Anda juga dapat menetapkan warna pada setiap opsi menggunakan dropdown di sebelah kiri bidang teks.
6. Memukul Selesai.

Sekarang daftar opsi Anda akan muncul di sel, dengan kode warna untuk membantu Anda menavigasi CRM dengan cepat.

Setiap kali Anda ingin mengubah dropdown Anda, buka Data di menu atas dan klik Validasi data. Ini akan memunculkan lembar Anda Aturan validasi data di bilah sisi. Dalam daftar, cari rentang sel yang cocok dengan dropdown yang ingin Anda edit, lalu pilih. Sekarang, Anda dapat melakukan pengeditan.

3. Pemformatan Bermanfaat Lainnya untuk Membangun CRM Anda di Google Sheets

Untuk memastikan entri Anda selalu terlihat sama, Anda dapat menambahkan pemformatan tambahan ke kolom di lembar Anda. Jika CRM Anda memiliki kolom tanggal, Anda dapat membuat data ini konsisten dengan menambahkan format. Untuk melakukan ini:

1. Klik huruf di bagian atas kolom tanggal untuk memilih semuanya.
2. Pergi ke Format di menu atas.
3. Pilih Nomor.
4. Memilih Tanggal.

Sekarang, saat Anda memasukkan tanggal, lembar Anda akan memformatnya dengan cara yang sama setiap saat.

Anda juga dapat melakukan ini untuk menjaga agar mata uang apa pun di CRM Anda tetap konsisten. Ikuti langkah yang sama, tetapi pilih dari berbagai opsi yang tersedia atau buka Mata uang khusus untuk lebih banyak opsi, termasuk jenis yang berbeda.

Manfaat lain untuk menjaga konsistensi data Anda adalah Anda dapat menggunakan fungsi sortir di Google Sheets untuk menemukan informasi dengan cepat.

4. Menambahkan Catatan ke CRM Anda di Google Sheets

Jika ingin menyimpan semuanya di satu tempat, Anda dapat menambahkan catatan langsung di Google Spreadsheet. Meskipun pada awalnya mungkin tampak sedikit kikuk, sedikit pemformatan dapat membantu Anda menjaga semuanya tetap bersih dan teratur.

Berikut adalah beberapa tips untuk membantu Anda membuat catatan di CRM Anda:

• Klik dua kali sel untuk mengeditnya.
• Tambahkan jeda baris dengan menekan Opsi + Masuk di Mac atau Ctrl + Enter di PC.
• Anda dapat menambahkan bullet point dengan menekan Opsi + 8 di Mac atau Alt + 0149 di PC.
• Untuk menghindari penggunaan pintasan poin-poin setiap kali, salin dan tempel.
• Jika mau, Anda dapat menggunakan tanda hubung sebagai titik untuk mempermudah.
• Atur Anda Pembungkusan teks ke Klip untuk menjaga agar teks terselip rapi di dalam, bukannya terbentang keluar.
• Klip juga akan mencegah sel menjadi terlalu tinggi.
• Setelah Anda mengklik dua kali lagi, Anda dapat melihat isinya secara penuh.

Alternatifnya, jika Anda ingin membuat dokumen terpisah untuk setiap calon klien, Anda dapat menggunakan kolom ini untuk link ke Google Docs.

Simpan Semua Catatan Hubungan Pelanggan Anda Bersama di Google Spreadsheet

Menemukan CRM yang tepat untuk Anda dan tim Anda adalah sebuah proyek tersendiri—terutama jika Anda adalah tim yang lebih kecil atau baru memulai. Anda mungkin tidak memerlukan semua fitur yang disertakan dengan beberapa langganan CRM, atau Anda belum siap untuk berinvestasi dalam satu langganan CRM.

Sementara itu, Anda dapat melacak semua catatan penjualan Anda di Spreadsheet. Langkah pertama adalah memutuskan informasi apa yang akan dikumpulkan untuk membantu proses penjualan dengan lancar. Dari sana, Anda dapat mengikuti langkah-langkah dalam artikel ini untuk membuat apa yang Anda butuhkan. Dengan begitu, kecil kemungkinan Anda akan kehilangan informasi bermanfaat di buku catatan atau kertas bekas.