7 Hal yang Perlu Dipertimbangkan Sebelum Memilih Aplikasi Produktivitas

Mempersenjatai diri Anda dengan aplikasi produktivitas yang tepat dapat menjadi kunci untuk menyelesaikan lebih banyak hal dalam waktu yang lebih singkat. Dan dalam upaya Anda untuk menemukan aplikasi yang sempurna, kemungkinan besar Anda akan menemukan berbagai pilihan yang tampaknya tak ada habisnya.

Namun, sebelum terburu-buru mengunduh aplikasi pertama yang menjanjikan untuk mengubah Anda menjadi pembangkit tenaga produktivitas, pertimbangkan untuk mencentang kotak berikut untuk memastikan Anda mendapatkan opsi yang tepat. Kami akan membahas beberapa hal penting untuk membantu Anda memilih aplikasi produktivitas terbaik yang sesuai dengan kebutuhan Anda.

1. Pertimbangkan Kebutuhan Khusus Anda untuk Aplikasi Produktivitas

Baca Juga:

Sikap dan Perilaku Wirausaha yang Harus Diketahui

Saat memilih aplikasi produktivitas Anda berikutnya, nilai kebutuhan, kebiasaan kerja, preferensi, dan tujuan Anda terlebih dahulu. Memulai pencarian Anda dengan niat membantu Anda mempersempit pilihan Anda ke alat yang memenuhi kebutuhan spesifik Anda atau yang dapat Anda sesuaikan untuk melakukannya. Ini juga membantu Anda menghindari mengisi perangkat Anda dengan aplikasi yang mungkin tidak pernah Anda gunakan.

Jadi, untuk apa Anda membutuhkan aplikasi produktivitas ini? Apakah Anda memerlukan alat untuk membantu mengatur tugas, melacak kemajuan, atau berkolaborasi dengan orang lain?

Bagaimana dengan gaya kerja Anda? Apakah Anda seorang multitasker, atau Anda suka fokus pada satu tugas pada satu waktu? Apakah Anda lebih suka alat bergaya kanban yang membantu Anda memvisualisasikan tugas dengan cepat atau metode pengelolaan proyek linier yang lebih tradisional?

Menjawab semua pertanyaan ini sebelum memulai pencarian akan membantu Anda menemukan aplikasi yang tepat untuk kebutuhan spesifik Anda.

2. Antarmuka Pengguna dan Kurva Pembelajaran Aplikasi

Memilih aplikasi dengan antarmuka pengguna yang intuitif sangat penting untuk bangun dan berjalan dengan cepat. Setelah Anda mengidentifikasi kebutuhan Anda untuk aplikasi tersebut, idealnya Anda ingin mengambil jalan yang paling tidak tahan dengan memilih aplikasi dengan navigasi intuitif, ikon yang jelas, dan tata letak yang rapi. Antarmuka pengguna yang baik juga akan memungkinkan Anda mengakses tugas dan melakukan pekerjaan Anda dengan jumlah klik paling sedikit.

Kurva pembelajaran juga merupakan aspek penting untuk dipertimbangkan, karena akan menentukan seberapa cepat Anda dapat memahami fitur aplikasi dan menyelesaikan pekerjaan. Aplikasi produktivitas dengan kurva belajar datar berguna bagi pengguna yang ingin terjun dan menyelesaikan pekerjaan tanpa banyak kerumitan, karena mudah dipelajari dan digunakan.

Misalnya, jika Anda seorang siswa dan hanya memerlukan sesuatu untuk melacak tugas, ujian, dan tenggat waktu, Anda menginginkan sesuatu yang sederhana seperti beberapa aplikasi perencanaan studi terbaik yang telah kami susun.

Di sisi lain, jika Anda membutuhkan sesuatu yang menawarkan fitur-fitur canggih, penyesuaian berat, dan banyak integrasi, aplikasi produktivitas yang Anda cari biasanya memiliki kurva belajar yang curam. Namun demikian, upaya untuk memahaminya sepadan, karena Anda dapat memastikan bahwa aplikasi yang Anda pilih cocok dengan alur kerja Anda.

Tetapi apakah Anda mendapatkan alat sederhana atau sesuatu yang memungkinkan Anda melakukan hampir semua hal, yang terpenting adalah aplikasi tersebut memenuhi kebutuhan Anda dan sesuai dengan gaya kerja Anda.

3. Integrasi Dengan Aplikasi Produktivitas Lain

Menggunakan beberapa aplikasi produktivitas untuk kasus penggunaan tertentu mungkin memiliki keuntungan, tetapi beralih di antara alat-alat ini juga dapat menyebabkan pengalihan konteks yang menyabotase produktivitas Anda. Misalnya, sebagai pekerja jarak jauh, Anda mungkin sering perlu beralih antara aplikasi manajemen proyek dan alat komunikasi.

Untungnya, beberapa aplikasi produktivitas menawarkan integrasi dengan alat lain yang memungkinkan mereka berkomunikasi dan berbagi data, memberi Anda akses ke semua informasi yang Anda perlukan di satu tempat. Dengan cara ini, Anda tidak perlu beralih di antara banyak aplikasi, yang dapat mengganggu dan menghabiskan waktu.

Misalnya, mengintegrasikan aplikasi dan kalender manajemen tugas memungkinkan Anda menyinkronkan tugas dengan jadwal untuk alur kerja yang lebih teratur.

4. Kompatibilitas Dengan Perangkat Anda

Hal berikutnya yang perlu dipertimbangkan saat memilih aplikasi produktivitas berikutnya adalah kompatibilitas dengan perangkat yang Anda gunakan. Beberapa aplikasi mungkin hanya tersedia pada platform tertentu, jadi sebaiknya periksa apakah perangkat Anda mendukung aplikasi tersebut sebelum membeli.

Idealnya, Anda menginginkan aplikasi yang berfungsi di semua perangkat Anda, sehingga Anda dapat mengaksesnya kapan pun dan di mana pun. Ini juga memastikan Anda tidak kehilangan data jika Anda perlu beralih dari satu sistem operasi ke sistem operasi lainnya. Namun, Anda mungkin tidak memiliki banyak pilihan jika memerlukan alat khusus yang dirancang untuk platform tertentu.

5. Otomasi Alur Kerja

Kami yakin Anda menghabiskan sebagian besar hari kerja Anda untuk tugas-tugas duniawi yang menjauhkan Anda dari pekerjaan bernilai tinggi. Untuk mendapatkan kembali sebagian dari waktu berharga itu, Anda pasti ingin mencari alat produktivitas dengan kemampuan otomatisasi alur kerja. Untungnya, beberapa alat produktivitas bertenaga AI dapat membantu merampingkan alur kerja Anda dan meningkatkan produktivitas Anda.

Misalnya, Anda dapat menggunakan Notion AI sebagai aplikasi pencatat dan mengotomatiskan tugas, seperti meringkas catatan, memperbaiki tulisan, meminta penjelasan, dan banyak lagi. Jika Anda adalah pekerja jarak jauh yang menghabiskan banyak waktu dalam rapat virtual, asisten rapat yang didukung AI seperti Otter dapat membantu membuat catatan rapat untuk Anda.

6. Waspadai “Sindrom Mainan Baru Berkilau”

Jangan menjadi mangsa sindrom “mainan baru yang mengkilap” saat memilih aplikasi produktivitas berikutnya. Meskipun Anda tergoda untuk mengunduh aplikasi terbaru dengan semua lonceng dan peluit, aplikasi tersebut mungkin tidak cocok untuk Anda.

Memang, Anda mungkin akan menikmati peningkatan produktivitas sementara saat Anda menikmati perasaan memuaskan saat menemukan alat baru. Namun, produktivitas Anda akan turun secara bertahap seiring dengan berkurangnya kebaruan dan kesadaran bahwa aplikasi tersebut tidak memenuhi kebutuhan Anda.

Jadi, nilai toolkit Anda saat ini alih-alih mengunduh aplikasi produktivitas terbaru. Kecuali Anda baru saja melakukan tugas baru yang membutuhkan alat yang lebih rumit, Anda mungkin sudah memiliki aplikasi produktivitas yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda. Dalam hal ini, Anda tidak memerlukan lebih banyak aplikasi produktivitas, karena akan menyebabkan lebih banyak gangguan.

7. Periksa Review dan Rating

Sebelum mengunduh atau membeli aplikasi produktivitas, ada baiknya Anda memeriksa ulasan dan penilaian dari pengguna lain. Ini akan membantu Anda mendapatkan wawasan berharga tentang keefektifan, kegunaan, dan kelemahan aplikasi.

Tempat terbaik untuk melakukan ini biasanya adalah toko aplikasi resmi. Anda akan menemukan ulasan dan peringkat pengguna yang akan memberi Anda gambaran tentang apa yang diharapkan dari aplikasi. Misalnya, pengguna sering menyebutkan jika aplikasi bermasalah, lambat, atau sering mogok.

Terakhir, Anda juga harus mempertimbangkan memilih aplikasi yang menawarkan uji coba gratis untuk menguji aplikasi Anda sendiri sebelum melakukan pembelian. Ini akan memungkinkan Anda untuk mengetahui apakah aplikasi tersebut sesuai dengan alur kerja Anda dan apakah itu memberikan nilai uang yang cukup.

Centang Kotak Ini untuk Lebih Dekat dengan Aplikasi Produktivitas yang Tepat

Begitu banyak aplikasi produktivitas yang menjanjikan untuk meningkatkan produktivitas Anda ke level berikutnya. Meskipun Anda mungkin tergoda untuk masuk dan mengunduh mainan mengilap terbaru, mengambil langkah mundur untuk mengevaluasi kebutuhan Anda terlebih dahulu sangatlah penting. Ini akan membantu Anda membuat keputusan berdasarkan informasi dan memastikan Anda memilih aplikasi yang tepat untuk kebutuhan Anda.