Jangan Bayar untuk Microsoft Word! 5 Alasan Menggunakan Office Online Sebagai gantinya

Microsoft 365 (sebelumnya Microsoft Office) adalah standar de facto dunia untuk rangkaian produktivitas, tetapi tahukah Anda bahwa kebanyakan orang tidak perlu membayar untuk Microsoft Word dan aplikasi lainnya? Berkat paket gratis Microsoft 365, yang sebelumnya bernama Office Online, Anda dapat mengakses versi sederhana dari aplikasi Office terpopuler secara gratis.

Bagi sebagian besar orang, versi sederhana dari alat kesayangan ini bekerja dengan baik. Mari kita lihat beberapa alasan untuk menggunakan Word Online, Excel Online, dan penawaran gratis lainnya.

Mulai tahun 2023, Microsoft Office kini dikenal sebagai Microsoft 365, kecuali untuk versi lama. Oleh karena itu, nama Office Online tidak lagi digunakan, melainkan “Microsoft 365 untuk web”. Kami telah menggunakan nama historis Office Online di sini karena itulah yang diketahui kebanyakan orang saat ini.

Baca Juga:

Sikap dan Perilaku Wirausaha yang Harus Diketahui

1. Office Online Gratis

Manfaat terbesar Office Online adalah Anda dapat menggunakannya tanpa membayar. Ini adalah cara termudah untuk mendapatkan Microsoft Word secara gratis dan legal.

Biasanya, Anda harus membayar di muka untuk salinan mandiri versi terbaru Office (seperti Office 2021 atau Office 2019), yang harganya bisa mencapai $100 atau lebih. Saat ini, Microsoft ingin Anda berlangganan paket Microsoft 365 berbayar. Ini lebih terjangkau (mulai sekitar $7/bulan), tetapi langganan masih bertambah seiring waktu.

Dengan Office Online, Anda mendapatkan akses ke versi online Word, Excel, PowerPoint, OneNote, dan Outlook tanpa biaya. Aplikasi produktivitas lainnya seperti Microsoft Teams, Forms, dan Sway juga termasuk dalam daftar penawaran Office Online. Namun, tidak ada versi online untuk Access dan Publisher.

Untuk mencobanya, masuk ke akun Microsoft Anda di Office.comlalu kunjungi Anda halaman aplikasi Office. Di sini Anda akan melihat semua yang tersedia dan dapat melompat ke aplikasi apa pun yang Anda suka.

2. Akses Dokumen Di Mana Saja Dengan Cloud Storage

Menyimpan file Anda hanya ke satu komputer dapat menyebabkan masalah saat Anda membutuhkannya di perangkat lain. Meskipun opsi menyimpan ke cloud tersedia di Office versi desktop modern, ini adalah metode default dan bahkan lebih mudah digunakan di Office Online.

Setiap orang mendapatkan penyimpanan gratis 5GB di OneDrive dengan akun Microsoft mereka, yang cukup untuk menyimpan dokumen pribadi, spreadsheet, dan presentasi. Saat Anda bekerja di Office Online, semua perubahan disimpan ke akun OneDrive Anda saat Anda pergi. Ini berarti Anda tidak akan kehilangan berjam-jam kemajuan jika ada yang mogok dan Anda belum menyimpan secara manual untuk sementara waktu. (Lihat panduan pengantar kami untuk OneDrive untuk info lebih lanjut jika Anda tertarik.)

Dengan aplikasi OneDrive di ponsel Anda, Anda dapat dengan mudah menarik dokumen Anda di mana saja. Dan jika Anda perlu mengeditnya dalam keadaan darurat, Anda cukup masuk ke Office Online di komputer mana pun.

Lebih baik lagi, Office Online adalah agnostik perangkat. Anda dapat mengaksesnya di perangkat apa pun dengan browser web, termasuk mesin Linux dan Mac. Aplikasi Microsoft 365 gratis untuk Android dan iPhone memungkinkan Anda mengakses Word, Excel, PowerPoint, dan lainnya dengan fungsi serupa di perangkat seluler.

3. Berbagi dan Kolaborasi dengan Mudah

Banyak orang berbagi dokumen desktop Office dengan orang lain melalui email. Meskipun ini baik-baik saja dalam jumlah sedang, menjadi rumit untuk terus-menerus mengirim dokumen bolak-balik. Dengan Office Online, Anda dapat dengan mudah mengklik Membagikan pada file untuk mengirim tautan ke siapa pun. Menu ini memungkinkan Anda memilih apakah siapa pun yang memiliki tautan OneDrive dapat mengaksesnya, atau hanya orang yang Anda tentukan. Anda juga dapat memilih apakah orang lain memiliki izin mengedit.

Office Online juga membuat kolaborasi pada dokumen menjadi mudah. Apakah Anda ingin mengedit makalah besar dengan kolega atau bekerja di spreadsheet dengan beberapa teman, hal itu hanya mengharuskan kedua belah pihak untuk membuka dokumen. Sementara fungsi serupa tersedia di Office desktop dengan OneDrive, ada lebih banyak hambatan untuk masuk saat menggunakan edisi desktop.

4. Office Online Menawarkan Alur Kerja Sederhana

Versi online aplikasi Office tidak memiliki fitur lengkap seperti versi desktopnya. Mereka tidak menyertakan alat yang paling canggih, seperti pemformatan lanjutan Word dan grafik atau makro terperinci Excel.

Meskipun ini dapat membuat Office Online tidak cocok untuk tujuan profesional, aplikasi ini masih lebih dari mampu untuk penggunaan pribadi.

Namun, kekurangan fitur Office Online yang ditujukan untuk pengguna listrik sebenarnya bisa menjadi keuntungan bagi sebagian orang. Anda mungkin merasa kewalahan dengan banyaknya alat di Pita dan opsi untuk men-tweak di desktop Office. Jika demikian, mungkin Anda akan menyukai pendekatan Office Online yang ramping.

Jika Anda memiliki komputer lama dengan HDD lambat dan RAM terbatas, Office Online juga dapat bekerja lebih cepat untuk Anda. Meskipun aplikasi Office desktop cukup besar, aplikasi web tidak membebani sistem Anda.

Office Online juga memberikan manfaat organisasi. Karena itu menyimpan semua file Anda di OneDrive, mereka tidak akan menggunakan ruang penyimpanan di mesin Anda (jika Anda memilih untuk tidak menyinkronkannya).

Menyimpan semua file Office di OneDrive juga berarti file tersebut tidak tercampur dengan yang lainnya di sistem Anda. Setiap aplikasi menampilkan file yang baru diedit dan disematkan dari jenisnya (spreadsheet, presentasi, dll.) sehingga Anda dapat membukanya dari sana alih-alih mencari-cari di sekitar banyak folder.

Terakhir, menggunakan Office Online memungkinkan Anda menyimpan dokumen dalam format file Office standar, seperti DOCX dan XLSX. Karena begitu banyak orang yang menggunakan Office, ini penting untuk kompatibilitas dengan orang lain. Banyak alternatif Microsoft Office gratis yang tidak berfungsi sempurna dengan format ini, yang memberi skor poin lain untuk Office Online.

5. Office Online Menerima Pembaruan Fitur

Jika Anda tidak tertarik untuk membeli Microsoft 365, Anda dapat mempertimbangkan untuk membeli Office versi mandiri, seperti Office 2021. Namun, secara umum, kami tidak menyarankan untuk membeli versi Office satu kali ini.

Perusahaan menghadirkan fitur baru ke Microsoft 365 terlebih dahulu, dan setiap beberapa tahun, merilis Office versi mandiri baru dengan fitur terbaru dari beberapa tahun terakhir. Tetapi versi ini hanya menerima pembaruan keamanan; mereka tidak mendapatkan fitur baru saat Microsoft mengembangkannya.

Meskipun Office Online tidak menerima setiap fitur baru yang ditambahkan ke Microsoft 365, versi web mendapatkan fitur baru lebih sering daripada rilis Office mandiri. Jika versi web melakukan apa yang Anda butuhkan, mengapa tidak tetap menggunakannya secara gratis dan mendapatkan fitur baru, daripada mengunci diri Anda ke versi desktop yang tidak mendapatkan fungsi baru?

Melihat Halaman Microsoft yang mencakup pembaruan Office untuk web untuk melihat apa yang telah ditambahkan baru-baru ini.

Ketika Microsoft Office Online Tidak Ideal

Kami telah melihat beberapa alasan mengapa Office Online adalah layanan hebat yang harus Anda manfaatkan, khususnya dibandingkan dengan Office desktop. Namun, itu tidak sempurna. Ada beberapa situasi di mana Anda lebih baik dengan solusi lain.

Salah satu batasan terbesar Office Online adalah pilihan aplikasinya yang terbatas. Jika memerlukan sesuatu yang lebih dari yang dasar, Anda memerlukan versi lengkap Office atau Microsoft 365. Aplikasi seperti Access, Visio, dan Project tidak memiliki versi web gratis.

Setelah mencoba aplikasi Office Online, Anda mungkin juga menemukan bahwa mereka tidak memiliki fitur yang Anda perlukan. Anda tidak dapat menggunakan versi web untuk menjalankan gabungan surat atau menjalankan makro, misalnya. Itu memerlukan Microsoft Office tradisional (lihat beberapa cara untuk mendapatkan lisensi Office secara gratis atau mengambil lisensi Office murah jika Anda perlu memutakhirkan).

Keterbatasan serius lain dari Office Online tepat pada namanya — Anda memerlukan koneksi internet untuk menggunakannya. Bagi mereka yang sering bepergian tanpa akses internet, Office Online kurang bisa diandalkan. Jika demikian, Anda dapat mencoba alternatif Office gratis; lihat perbandingan LibreOffice dan OpenOffice kami untuk meninjau dua pilihan teratas.

Apakah Anda Harus Membayar untuk Microsoft Word? TIDAK!

Merupakan kabar baik bahwa Microsoft Word dan aplikasi Office lainnya tersedia online secara gratis, karena Anda tidak perlu membayar untuk fungsionalitas dasarnya. Jika Anda belum pernah mencoba Office Online, Anda harus mengujinya untuk mengetahui apakah itu sesuai dengan kebutuhan Anda. Anda dapat menghemat sejumlah uang dengan menggunakannya, bukan Microsoft 365.

Seperti yang mungkin Anda ketahui, salah satu pesaing terbesar Office Online adalah suite Google Docs. Jika Office Online tidak sesuai, Google Docs mungkin bekerja lebih baik untuk kebutuhan Anda.