Cara Menggunakan TimeTree untuk Memperbaiki Jadwal Kerja Tim

Mengatur pertemuan dan telepon di tempat kerja bisa membuat stres jika Anda tidak memiliki alat yang tepat. Tidak peduli seberapa besar tim Anda, komunikasi sangat penting jika Anda ingin menghindari bentrok dan masalah penjadwalan lainnya. Kabar baiknya adalah, ada aplikasi untuk menyelesaikan masalah penjadwalan Anda dan membuat Anda tetap teratur.

TimeTree adalah aplikasi berbagi kalender yang kuat dengan banyak fitur terintegrasi untuk berkomunikasi secara efektif dengan tim Anda dan membuat jadwal kerja bebas masalah. Berikut cara menggunakan TimeTree untuk memperbaiki jadwal kerja tim Anda.

1. Buat Kalender Bersama

Baca Juga:

Sikap dan Perilaku Wirausaha yang Harus Diketahui

Untuk mulai berkolaborasi dengan kolega dan berbagi acara, Anda perlu membuat kalender bersama. Ini adalah fitur menonjol TimeTree, dan ini akan membantu Anda memahami jadwal tim Anda secara sekilas. Untuk membuat kalender bersama:

1. Klik tombol menu di sudut kiri atas layar awal.
2. Gulir ke bawah ke bagian bawah sidebar dan tekan Tambahkan Kalender tombol. Anda kemudian akan melihat daftar opsi untuk tujuan yang berbeda.
3. Pilih Bekerja untuk masuk ke halaman guna memberi nama dan deskripsi pada kalender Anda, dan mengunggah gambar sampul dan latar belakang, jika diinginkan.

Setelah kalender Anda siap, Anda dapat mengundang anggota lain untuk bergabung. Dari beranda, ketuk Lagilalu pilih Undang orang ke kalender ini untuk mengundang orang lain. Anda dapat memilih untuk mengundang orang melalui email, Messenger, atau WhatsApp, atau Anda dapat membuat URL.

Unduh: TimeTree untuk Android | iOS (Gratis, berlangganan tersedia)

2. Tambahkan Acara ke Kalender Bersama

Apakah Anda bertanggung jawab atas perusahaan atau karyawan Anda, menambahkan acara ke kalender organisasi Anda dapat dilakukan dengan cepat dan mudah. Untuk menambahkan acara, ketuk Membuat tombol di bawah antarmuka kalender utama.

Anda kemudian akan memiliki akses ke opsi dasar seperti menyetel waktu acara dan membuat pengingat acara. Ada juga fungsi berulang yang berguna untuk rapat mingguan. Untuk mengakses opsi ini, tekan panah kecil berkepala dua di bawah waktu mulai dan selesai acara.

3. Atur Acara Kerja Anda Menggunakan Label

Satu hal yang menempatkan TimeTree di atas aplikasi kalender lainnya adalah opsi manajemen labelnya yang mengesankan. Ada berbagai label berwarna default yang dapat disesuaikan di Manajemen Label Peristiwa tab. Di sini Anda dapat mengatur warna khusus dan mengganti nama label.

Label adalah alat organisasi yang fantastis untuk perusahaan Anda. Anda dapat menggunakannya untuk mengkategorikan jenis acara seperti wawancara, pertemuan kelompok, panggilan telepon 1-1, atau acara sosial. Anda juga dapat menetapkan warna untuk menandai hari libur atau periode ketidaktersediaan.

4. Tambahkan Detail Lebih Lanjut ke Pertemuan dan Acara Anda

TimeTree menyediakan banyak alat untuk membantu Anda menyebarkan semua detail acara yang diperlukan di seluruh organisasi Anda.

Itu Lokasi alat, diberdayakan oleh Google Maps, dapat digunakan untuk mengatur lokasi acara. Semua peserta kalender dapat melihat lokasi, dan ada opsi untuk menemukan rute yang ideal. Itu URL opsi adalah alat lain yang berguna. Anda dapat menggunakan ini untuk menambahkan tautan rapat Zoom ke acara grup atau tautan ke halaman web mana pun.

Setelah membuat acara, opsi tambahan akan muncul untuk menghemat waktu Anda. Salah satunya adalah Salin ke beberapa tanggal pilihan, yang dapat digunakan untuk pertemuan mingguan. Ada juga tombol untuk menyalin acara ke kalender lain di TimeTree. Ini dapat digunakan untuk menggandakan acara kerja penting ke kalender pribadi Anda, yang dapat mencegah Anda melewatkan apa pun jika kalender tempat kerja Anda berantakan.

5. Gunakan Fitur Memo untuk Merencanakan dan Mengelola Acara Kerja

Selain berbagi jadwal, TimeTree juga berfungsi sebagai alat yang hebat untuk manajemen acara. Itu Memo fitur membantu Anda merencanakan acara dan mencatat setiap detail yang diperlukan terkait dengan acara.

Fitur memo terpisah dari kalender, artinya Anda tidak memiliki semuanya berantakan dalam satu ruang. Untuk membuat memo baru, tekan plus ikon (+) di pojok kanan bawah halaman memo. Di sini Anda dapat menetapkan judul, menetapkan label, dan mengalihkan memo antara catatan teks atau daftar periksa.

Label dilambangkan dengan warna judul catatan, memberikan gambaran visual yang jelas tentang jenis catatan di halaman memo Anda. Anda dapat menyusun ulang kartu memo hanya dengan menahan dan menyeretnya.

6. Menggunakan To-Do List untuk Mengelola Tugas

Jika Anda tidak suka menggunakan banyak aplikasi untuk mengatur kehidupan kerja Anda, TimeTree menggabungkan penjadwalan dengan manajemen tugas, membawa semua yang Anda butuhkan untuk mengatur perusahaan Anda ke satu tempat.

Terintegrasi Daftar Pekerjaan fitur memungkinkan Anda melampirkan tugas ke acara. Untuk menambahkan daftar tugas ke acara, buat acara, lalu pilih Daftar Pekerjaan di bagian bawah opsi tambahan. Anda kemudian dapat mengetikkan tugas yang terkait dengan acara tersebut, seperti mengirim email ke orang tertentu sebelumnya.

Anda dapat menyusun ulang tugas dengan menyeret enam titik di sebelah kanan tugas, dan menghapus tugas dengan menggeseknya. Pendekatan daftar tugas sederhana ini dapat membantu Anda mengingat semua yang Anda butuhkan tanpa bergantung pada aplikasi eksternal. Dengan fitur ini, Anda dapat melihat dan mengelola jadwal Anda sambil menyelesaikan tugas admin.

7. Berkomunikasi Dengan Kolega Lain Menggunakan Obrolan Kalender

Salah satu fitur TimeTree yang lebih baru dan paling kuat adalah Obrolan Kalender. Fitur ini memungkinkan semua anggota kalender kerja bersama untuk berkomunikasi satu sama lain. Ruang bersama ini dapat digunakan untuk mendiskusikan jadwal, merencanakan acara, dan mengajukan pertanyaan.

Untuk mengakses fitur ini, ketuk ikon gelembung obrolan kecil di kanan atas antarmuka kalender. Fungsi Obrolan Kalender sangat mirip dengan aplikasi perpesanan seperti WhatsApp. Anda dapat mengirimkan reaksi dengan mengetuk ikon emoji kecil, dan Anda dapat mengunggah foto. Acara yang dibuat dan pembaruan apa pun juga akan muncul di Obrolan Kalender.

Obrolan Kalender dapat menjadi penghemat waktu yang sangat besar untuk perusahaan Anda. Dengan berbagi pesan dalam grup, Anda tidak perlu bergantung pada pengiriman email bolak-balik untuk menjadwalkan acara.

Rapikan Jadwal Tim Anda dan Jadikan Perencanaan Lebih Mudah

Jika Anda menginginkan cara yang lebih jelas dalam mengawasi jadwal perusahaan Anda, TimeTree adalah pilihan yang sempurna. Memiliki kalender bersama adalah salah satu cara terbaik untuk mengetahui ketersediaan semua karyawan Anda dengan mudah.

Menggunakan TimeTree menghilangkan tekanan penjadwalan, pemesanan ganda, dan masalah komunikasi, memungkinkan perusahaan Anda berjalan lancar tanpa gangguan. Unduh TimeTree untuk solusi efektif bagi kebutuhan manajemen waktu perusahaan Anda.