5 Trik IsiOtomatis Microsoft Excel untuk Membuat Spreadsheet Lebih Cepat

Saat mengisi spreadsheet, fitur IsiOtomatis Excel adalah cara paling efisien untuk menghemat waktu. Misalnya, jika Anda berurusan dengan kumpulan data besar, mengetahui cara mengisi otomatis angka di Excel dapat menghemat banyak waktu.

Dalam panduan ini, kami akan menjawab pertanyaan: “bagaimana mengisi otomatis di Excel?” dan lihat beberapa trik pengisian otomatis Excel untuk meningkatkan produktivitas Anda.

Baca Juga:

Sikap dan Perilaku Wirausaha yang Harus Diketahui

1. IsiOtomatis Setiap Sel Lain di Excel

Siapa pun yang telah menggunakan Excel selama beberapa waktu tahu cara menggunakan fitur IsiOtomatis untuk mengisi otomatis sel Excel berdasarkan yang lain.

Anda cukup mengeklik dan menahan tetikus di sudut kanan bawah sel, dan menyeretnya ke bawah untuk menerapkan rumus di sel tersebut ke setiap sel di bawahnya (mirip dengan menyalin rumus di Excel).

Dalam kasus di mana sel pertama hanyalah angka dan bukan rumus, Excel akan secara otomatis mengisi sel dengan menghitung satu per satu. Namun, bagaimana jika Anda tidak ingin menerapkan rumus IsiOtomatis Excel ke setiap sel di bawahnya? Dalam kasus seperti itu, bagaimana Anda mengisi data secara otomatis di Excel berdasarkan sel lain?

Cara Mengisi Otomatis Setiap Sel Lain di Excel

Ikuti langkah-langkah yang diberikan di bawah ini untuk mengisi data secara otomatis di setiap sel lain di Excel:

1. Sorot dua sel pertama di kolom yang diinginkan.
2. Selanjutnya, letakkan mouse di pojok kanan bawah kedua sel hingga kursor berubah menjadi a + tanda.

   

3. Sekarang tahan dan seret ke bawah seperti biasa.

   

Excel tidak lagi secara otomatis mengisi setiap sel berdasarkan sel pertama, tetapi sekarang hanya mengisi setiap sel kedua di setiap blok.

Pengisian otomatis cukup berguna dalam banyak kasus dan dapat membantu Anda menghemat waktu. Misalnya, jika Anda hanya ingin setiap sel lain terisi otomatis dan menggabungkan nama depan dan belakang, tetapi ingin membiarkan baris alamat tidak tersentuh.

Bagaimana Sel Lain Ditangani di Excel

Bagaimana jika sel kedua itu tidak kosong? Nah, dalam hal ini, Excel juga akan menerapkan aturan yang sama di sel kedua dari blok pertama yang Anda sorot ke setiap sel lainnya.

Misalnya, jika sel kedua memiliki “1” di dalamnya, maka Excel akan mengisi otomatis setiap sel lainnya dengan menghitung dengan 1.

Anda dapat membayangkan bagaimana fleksibilitas ini dapat sangat meningkatkan kemampuan Anda untuk secara otomatis mengisi data dalam lembaran. Itu salah satu dari banyak cara Excel membantu Anda menghemat waktu saat menangani banyak data.

Jika Anda menggunakan Excel setiap hari, kami sangat menyarankan agar Anda mempelajari beberapa rumus Microsoft Excel yang berguna untuk membantu Anda menghemat waktu dan menjadi lebih produktif.

2. IsiOtomatis ke Data Akhir di Microsoft Excel

Cukup mudah untuk menyeret kursor mouse dari atas ke bawah dari kumpulan 100 hingga 200 baris untuk mengisi kolom tersebut secara otomatis. Tapi, bagaimana jika ada 10.000 atau 20.000 baris di spreadsheet? Menyeret kursor mouse ke bawah melintasi 20.000 baris akan memakan waktu lama.

Jangan khawatir; inilah trik cepat untuk mengisi area yang luas secara otomatis di Excel:

1. Buka lembar kerja Excel dan pilih dua sel di kolom.
2. Alih-alih menyeret ke bawah kolom, tahan saja Menggeser tombol pada keyboard.
3. Sekarang Anda akan melihat bahwa ketika Anda meletakkan mouse di sudut kanan bawah sel, alih-alih ikon plus, itu adalah ikon dengan dua garis horizontal dan paralel.

   

4. Sekarang, klik dua kali ikon itu, dan Excel akan secara otomatis mengisi seluruh kolom secara otomatis, tetapi hanya sampai kolom yang berdekatan memiliki data.

   

Trik yang satu ini dapat menghemat banyak waktu yang terbuang sia-sia untuk menyeret tetikus ke bawah melintasi ratusan atau ribuan baris.

3. Isi bagian yang kosong

Bayangkan Anda ditugaskan untuk membersihkan spreadsheet Excel, dan bos Anda ingin Anda menerapkan rumus tertentu ke setiap sel kosong di kolom.

Anda tidak dapat melihat pola yang dapat diprediksi, jadi Anda tidak dapat menggunakan trik pengisian otomatis ‘setiap x lainnya’ di atas. Plus, pendekatan itu akan menghapus semua data yang ada di kolom. Apa yang bisa kau lakukan? Nah, ada trik lain yang bisa Anda gunakan untuk hanya mengisi sel kosong dengan apapun yang Anda suka.

Pada lembar di atas, atasan Anda ingin Anda mengisi setiap sel kosong dengan string “N/A”. Dalam lembar dengan hanya beberapa baris, ini akan menjadi proses manual yang mudah. Tapi dalam satu lembar dengan ribuan baris, itu akan memakan waktu satu hari penuh.

Jadi, jangan melakukannya secara manual. Ikuti langkah-langkah ini untuk mengisi ruang kosong dengan string yang diperlukan:

1. Pilih semua data di kolom di lembar kerja Anda.
2. Pergi ke Rumah menu, pilih Temukan & Pilih ikon, lalu pilih Pergi ke Spesial.

   

3. Di jendela berikutnya, pilih Kosong.

   

4. Di jendela berikutnya, Anda dapat memasukkan rumus ke dalam sel kosong pertama. Dalam hal ini, Anda cukup mengetik T/A lalu tekan CTRL + Enter sehingga hal yang sama berlaku untuk setiap sel kosong yang ditemukan.

   

Jika Anda ingin, alih-alih “N/A”, Anda dapat mengetikkan rumus ke dalam sel kosong pertama (atau klik pada nilai sebelumnya untuk menggunakan rumus dari sel tepat di atas sel kosong).

Metode ini berfungsi dengan baik jika Anda ingin mengisi semua ruang kosong di lembar kerja Anda dengan string yang sama, tetapi bagaimana jika Anda tidak menginginkan ruang kosong sama sekali? Untuk ini, kami telah membahas beberapa metode berguna untuk menghapus spasi tambahan di Excel.

4. Isi Dengan Nilai Makro Sebelumnya

Trik terakhir itu membutuhkan beberapa langkah. Anda perlu mengeklik banyak item menu—dan mengurangi klik adalah tujuan menjadi lebih efisien, bukan?

Jadi mari kita ambil trik terakhir selangkah lebih maju. Mari otomatiskan dengan makro. Makro berikut akan mencari melalui kolom dan memeriksa sel kosong. Jika kosong, nilai atau rumus akan disalin dari sel di atasnya. Inilah cara Anda dapat menggunakan makro untuk menyelesaikan pekerjaan Anda dengan mudah.

Untuk membuat makro, klik pada Pengembang item menu, lalu klik pada Makro ikon. Jika Anda menggunakan Microsoft Excel versi terbaru, opsi Macro berada di bawah Melihat tab.

Beri nama makro, lalu klik Buat Makro tombol. Ini akan membuka jendela editor kode. Rekatkan kode berikut ke dalam fungsi baru:

 FirstColumn = InputBox("Please enter the column letter.")FirstRow = InputBox("Please enter the row number.")LastRow = Range(FirstColumn & "65536").End(xlUp).RowFor i = FirstRow To LastRowIf Range(FirstColumn & i).Value = "" ThenRange(FirstColumn & (i - 1)).Copy Range(FirstColumn & i)End IfNext i 

Pendekatan dalam skrip di atas adalah membuatnya fleksibel, sehingga pengguna lembar kerja dapat menentukan kolom dan baris mana yang akan dimulai. Jadi sekarang, ketika Anda memiliki lembaran yang terlihat seperti ini:

Setelah Anda mengisi sel kosong dengan rumus yang sama dengan sel di atasnya, Anda dapat menjalankan makro untuk mengisi kekosongan kolom G. Setelah Anda menjawab petunjuk untuk kolom dan baris awal, ini akan mengisi semua celah di kolom tersebut tanpa menyentuh data yang ada.

Ini pada dasarnya mengisi kolom secara otomatis sambil membiarkan data yang ada sendirian. Ini tidak mudah dilakukan hanya dengan menyeret mouse ke bawah kolom, tetapi menggunakan pendekatan berbasis menu yang dijelaskan di atas atau pendekatan makro yang diuraikan di bagian ini, itu mungkin.

5. Perhitungan Iteratif Makro

Perhitungan berulang didasarkan pada hasil baris sebelumnya. Misalnya, laba perusahaan bulan depan mungkin bergantung pada laba bulan sebelumnya.

Dalam hal ini, Anda harus menyertakan nilai sel sebelumnya dalam perhitungan yang menggabungkan data dari seluruh lembar atau buku kerja. Mencapai ini berarti Anda tidak bisa hanya menyalin dan menempelkan sel, tetapi melakukan perhitungan berdasarkan hasil aktual di dalam sel.

Mari ubah makro sebelumnya untuk melakukan perhitungan baru berdasarkan hasil dari sel sebelumnya.

 FirstColumn = InputBox("Please enter the column letter.")FirstRow = InputBox("Please enter the first row number.")LastRow = InputBox("Please enter the last row number.")For i = FirstRow To LastRowRange(FirstColumn & i).Value = 5000 + (Range(FirstColumn & (i - 1)).Value * 0.1)Next i 

Perlu diingat bahwa ini hanyalah pendekatan alternatif untuk perhitungan iteratif. Anda dapat melakukan hal yang sama dengan mengetik rumus langsung ke sel kosong berikutnya dan memasukkan sel sebelumnya ke dalam rumus. Kemudian, saat Anda mengisi kolom tersebut secara otomatis, nilai sebelumnya akan digabungkan dengan cara yang sama.

Jika Anda baru menggunakan makro, sebaiknya lihat panduan kami tentang cara mengaktifkan makro di Excel untuk bantuan tambahan.

Mengisi Otomatis Kolom Excel Sangat Mudah

Semoga ini menjawab pertanyaan Anda tentang cara menggunakan isi otomatis di Excel. Ingat, pendekatan yang Anda pilih untuk kolom pengisian otomatis dapat mengurangi beban kerja Anda secara signifikan. Dan, setelah beberapa latihan, Anda akan dapat dengan mudah mengisi rumus di Excel.

Anda juga bisa terbiasa dengan banyak rumus dan fungsi Excel untuk menjadi master Excel dengan cepat dan meningkatkan produktivitas Anda saat bekerja dengan beberapa lembar kerja. Jadi, tunggu apa lagi?