Knowledge Management System Itu Apa? Ini Penjelasan & Jenis

Setiap perusahaan pasti akan terus berkembang bahkan memenangkan persaingan bisnis di pasar yang semakin ketat. Banyak cara yang dapat dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut, misalnya dengan menerapkan Knowledge Management System atau KMS.

Selain itu, KMS juga memiliki banyak manfaat atau fungsi lain yang menguntungkan jika diterapkan secara maksimal. Jika Anda belum tahu tentang KMS, langsung saja baca artikel di bawah ini untuk memahami pengertian, komponen, dan contohnya!

Memahami

MemahamiMemahami

Apa sebenarnya yang dimaksud dengan KMS? KMS juga dikenal sebagai sistem manajemen pengetahuan. Sistem ini sering digunakan di banyak organisasi kecil maupun besar, termasuk perusahaan di berbagai bidang.

Singkatnya, Sistem Manajemen Pengetahuan adalah suatu sistem yang memiliki fungsi mengidentifikasi, menciptakan, mengumpulkan, menjelaskan, berbagi dan mendorong penerapan pengetahuan dalam suatu perusahaan untuk mencapai tujuan tertentu.

Seluruh komponen dalam perusahaan, termasuk seluruh karyawan, diharapkan memahami pengetahuan tentang jalannya bisnis perusahaan dengan baik. Tujuannya agar seluruh karyawan terlibat aktif dalam menjalankan dan mengembangkan perusahaan.

Bisnis perusahaan akan berjalan dengan baik, berkelanjutan, bahkan berkembang dan memenangkan persaingan bisnis apabila KMS mampu diterapkan dan digunakan secara tepat.

Secara umum terdapat empat model KMS yang sering digunakan yaitu model Sosialisasi, Kombinasi, Eksternalisasi dan Internalisasi.

Komponen

KomponenKomponen

KMS atau sistem manajemen perusahaan dapat dimanfaatkan dengan baik bila seluruh komponen dapat bekerja sama. Apa saja komponen yang dimaksud? Jika belum tahu, berikut beberapa komponen yang ada pada KMS, yaitu:

1. Orang (Orang/Karyawan)

Orang-orang yang dimaksud adalah orang-orang atau karyawan yang mempunyai pengetahuan, mampu mengelola sistem, menjalankan proses, dan mempunyai komitmen terhadap perusahaan. Orang yang memiliki kriteria tersebut tidak terbatas pada pegawai dengan jabatan tinggi saja.

2. Proses (Proses)

Proses tersebut harus memastikan bahwa Sistem Manajemen Pengetahuan diterapkan dengan tepat dan tepat. Hal ini dilakukan dengan menyelaraskan prinsip, strategi, praktik/implementasi, dan proses.

3. Teknologi (Teknologi)

KMS di perusahaan juga memerlukan dorongan atau bantuan dari teknologi. Teknologi yang dimaksud berupa media atau alat pendukung sebagai sarana komunikasi, pengelolaan konten, dan kolaborasi. Teknologi merupakan komponen terpenting dalam KMS.

Jenis Pengetahuan di KMS

Sistem Manajemen Pengetahuan berisi dua jenis pengetahuan. Apa sajakah jenis pengetahuan ini? Jika Anda belum mengetahuinya, berikut jenis-jenis ilmu yang terdapat pada KMS, yaitu:

1. Pengetahuan Implisit (Know-How)

Pengetahuan atau wawasan ini berada dalam pikiran manusia dan tidak diungkapkan atau diungkapkan secara tertulis. Maklumat tersebut bersifat sangat pribadi sehingga cukup sulit untuk disampaikan kepada orang lain.

Pengetahuan implisit memiliki dua dimensi, yaitu dimensi teknis dan kognitif. Pada dasarnya pengetahuan tersebut diperoleh berdasarkan intuisi, pengalaman pribadi, dan ketidakpastian konteks seorang ahli/pakar di bidang tertentu.

2. Pengetahuan Eksplisit (Tahu-Apa)

Selain pengetahuan implisit atau tacit, ada juga pengetahuan eksplisit. Pengetahuan jenis ini cenderung lebih mudah dipahami dan disampaikan dalam bentuk lain, seperti kata-kata, angka, dan lain-lain.

Selain itu, pengetahuan eksplisit juga dapat dijelaskan dan disampaikan dalam bentuk metode, pola bisnis, proses, cara kerja, dan pengalaman bisnis.

Fungsi dan Manfaat

KMS memiliki berbagai fungsi dan manfaat bagi perusahaan. Berikut beberapa kegunaan KMS atau sistem manajemen pengetahuan pada perusahaan, yaitu:

1. Akses Pengetahuan dan Informasi yang Lebih Mudah

Sistem manajemen perusahaan yang memanfaatkan teknologi memudahkan setiap karyawan dalam mengakses pengetahuan dan informasi. Pengetahuan dan informasi tersebut dapat digunakan untuk berbagai keperluan terkait operasional perusahaan.

2. Meningkatkan Kinerja dan Produktivitas

Pengetahuan yang mudah diakses akan meningkatkan kinerja karyawan. Hal ini tentunya berpengaruh besar terhadap kelancaran kegiatan operasional. Produktivitas perusahaan diharapkan meningkat.

3. Mempercepat Inovasi

Kemudahan dalam mengakses informasi secara efektif dan efisien berarti karyawan dapat memproses pengetahuan tersebut dengan lebih cepat. Tak heran jika inovasi akan lebih mudah terjadi pada perusahaan sehingga mampu bersaing di pasar global.

4. Membantu pengambilan keputusan bisnis

Fungsi Sistem Manajemen Pengetahuan Cara lainnya adalah membantu manajemen dalam mengambil keputusan bisnis. Hal ini dikarenakan pengetahuan pada KMS dapat membantu memberikan pendapat dan pengalaman yang berbeda untuk pengambilan keputusan.

5. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan

Ketika setiap karyawan dapat memperoleh informasi dan pengetahuan lebih cepat melalui KMS, maka perusahaan akan memiliki nilai lebih tinggi untuk ditawarkan kepada pelanggan. Misalnya, pengetahuan ini digunakan untuk meningkatkan kualitas produk/jasa.

Produk/jasa yang semakin berkualitas diharapkan dapat memenuhi kebutuhan pelanggan dan pada akhirnya pelanggan akan merasa puas.

Siklus

Sistem manajemen pengetahuan terjadi melalui siklus dalam implementasinya. Seperti apa siklus KMS? Jika anda belum memahaminya, berikut penjelasan sederhana mengenai siklus sistem manajemen pengetahuan pada suatu perusahaan, yaitu:

1. Identifikasi

Tahap pertama pada KMS dilakukan untuk mencari aset pengetahuan. Hal ini dilakukan melalui analisis bersama atau brainstorming guna menemukan landasan utama mulai dari pengetahuan hingga bukti tersurat dan tersirat.

2. Manufaktur

Data utama atau dasar dari identifikasi pengetahuan sebelumnya kemudian digunakan untuk membentuk pengetahuan baru. Misalnya prototyping, pemetaan proses, analisis alur kerja, dan lain sebagainya.

3. Penyimpanan

Pengetahuan yang diciptakan akan disimpan sebagai komponen aktif oleh perusahaan. Artinya ilmu dapat diambil atau dibagikan oleh karyawan perusahaan untuk kebutuhan perusahaan.

Proses penyimpanan pengetahuan ini bersifat rahasia. Meskipun karyawan bebas mengaksesnya, namun informasi pengetahuan ini tetap tidak boleh diketahui oleh pesaing.

4. Divisi

Pengetahuan yang dimiliki perusahaan di KMS dapat dibagikan atau disebarluaskan kepada seluruh karyawan. Pendistribusian ini dilakukan dengan bantuan teknologi dan media tepat guna.

5. Penggunaan

Pengetahuan dapat digunakan untuk berbagai kebutuhan perusahaan. Misalnya menyelesaikan masalah, mengembangkan inovasi, mengambil keputusan, meningkatkan efisiensi kerja, dan lain sebagainya.

6. Belajar

Pengetahuan yang diterapkan nantinya dapat menjadi pengalaman bagi perusahaan dalam menjalankan bisnisnya. Pengalaman ini tentu menghasilkan pembelajaran berharga.

Pembelajaran dapat diperoleh setelah menghubungkan, menggabungkan, mengintegrasikan, atau menginternalisasikan pengetahuan.

7. Improvisasi

Pengetahuan yang telah dihasilkan, digunakan, atau dipelajari dapat disimpan kembali. Nantinya, ilmu ini bisa digunakan

Contoh Sistem Manajemen Pengetahuan

Sudah banyak KMS atau sistem manajemen pengetahuan yang diterapkan atau digunakan oleh perusahaan di berbagai bidang. Contohnya seperti apa? Berikut beberapa contoh penerapan KMS di perusahaan, yaitu:

  • Canva, mudah untuk mencari dasar atau basis pengetahuannya
  • SurveyMoney, pengguna dapat mencari berdasarkan topik
  • Secara optimal, menawarkan fitur forum komunitas, akademi, sertifikasi
  • Evernote, berisi instruksi yang jelas
  • Google Analytics, mesin pencari dengan prediksinya sendiri
  • Microsoft, disajikan dan terstruktur dalam bentuk pelatihan, video dan pembicaraan

Knowledge Management System atau sistem manajemen pengetahuan berbasis teknologi mempunyai banyak manfaat. Apabila diterapkan secara maksimal oleh seluruh komponen/elemen yang ada di perusahaan maka akan membuat bisnis berkembang dan menghasilkan keuntungan.

Baca juga:

Tags

Related Post