Halo semuanya, bertemu kembali dengan kami yang pada kesempatan kali ini akan membahas informasi mengenai Fungsi Email dalam Pekerjaan.
Email mempunyai dampak yang signifikan di tempat kerja sejak akhir tahun 1990an. beberapa dampak komunikasi email di tempat kerja bersifat positif, sementara dampak lainnya mengurangi manfaat komunikasi tatap muka.
Memilih metode terbaik dalam situasi tempat kerja tertentu adalah kunci komunikasi yang efektif bagi Anda.
Ketepatan Waktu Komunikasi Email
Email berfungsi sebagai cara efektif untuk mengirim pesan satu arah atau terlibat dalam interaksi dua arah yang tidak memiliki urgensi waktu.
Saat karyawan mengirim email ke kolega atau pelanggan, penerima dapat mengakses dan merespons email tersebut ketika mereka memiliki kesempatan. Mengirim email saat respons cepat diperlukan bukanlah langkah yang baik.
Baca Juga:
Ketika waktu sangat penting, berbicara langsung dengan seseorang, mengirim pesan instan, SMS, atau menelepon biasanya merupakan pendekatan yang lebih baik.
Tim Kerja yang Lebih Luas
Email telah memungkinkan perusahaan memiliki tim kerja yang lebih terdistribusi dan beragam. Karyawan dapat berinteraksi dan berkolaborasi tanpa memerlukan percakapan tatap muka.
Dalam hal ini, perusahaan menggunakan tim kerja virtual dimana karyawan terlibat dalam proyek dan tugas kerja yang sama.
Tim ini sering menggunakan perangkat lunak tim virtual untuk berbagi file dan mengadakan pertemuan virtual, namun mereka juga mengirim komunikasi email bolak-balik.
Di perusahaan global, email memungkinkan karyawan berkomunikasi melintasi batas negara.
Kurangnya Personalisasi dan Miskomunikasi
Sisi negatif dari merajalelanya pertumbuhan email adalah kurangnya penggunaan komunikasi yang lebih personal.
Karyawan penjualan dan layanan mungkin terlalu sering menggunakan email dalam menghubungi calon klien dan mengirimkan email konfirmasi dan ucapan terima kasih.
Anggota kelompok kerja sering kali lebih memilih duduk di meja mereka dan mengirim email daripada berjalan melintasi kantor untuk berinteraksi secara pribadi dengan rekan kerja.
Baca juga: Manfaat Penting Bayam Dan Fakta Gizi Bagi Kesehatan
Mengirim email menghilangkan kesempatan untuk mendapatkan umpan balik langsung dari penerima.
Menurut sebuah makalah yang diterbitkan oleh Cyber Psychology, kurangnya isyarat nonverbal sering kali dapat menyebabkan miskomunikasi, terutama jika ada unsur humor atau sarkasme.
Penggunaan email yang berlebihan mengurangi hubungan internal dan eksternal serta dapat mengurangi efektivitas komunikasi.
Administrasi dan orang-orang yang tidak membaca email
Kelebihan email adalah masalah yang terus berkembang bagi banyak pekerja. Karyawan terkadang kewalahan membaca email sehingga mereka mengabaikan tugas pekerjaan penting lainnya.
Manajer yang menghabiskan terlalu banyak waktu untuk membaca dan menanggapi email dengan mitra, pemasok, pekerja, dan pelanggan memiliki lebih sedikit waktu untuk melatih, melatih, dan memotivasi bawahannya.
Tenaga penjualan yang merespons banyak email internal dan pelanggan memiliki lebih sedikit waktu untuk pertemuan penjualan tatap muka.
Untuk mengendalikan tantangan ini, beberapa orang menjadwalkan waktu email 30 hingga 60 menit setiap pagi.
Munculnya kecerdasan buatan (AI) telah membawa peluang dan tantangan baru pada email dalam beberapa tahun terakhir.
AI, misalnya, dapat membuat penjawab otomatis yang cerdas dan secara otomatis menambahkan acara penting ke kalender Anda tanpa campur tangan Anda.
Ini juga membantu memastikan email penting tidak terlewatkan. Menurut Orange, misalnya, AI dapat mengidentifikasi email berdasarkan kepentingan dan urgensinya.
Hal ini dapat membuat karyawan tidak membaca email dari pelanggan penting atau keluhan mendesak, misalnya, kecil kemungkinannya.
